Integritespolicy for kunder

Denne policyen gir nærmer informasjon om hvordan Komatsu Forest behandler kundenes personopplysninger og omfatter alle selskap som inngår i Komatsu Forest (heretter kalt "Komatsu Forest" eller "vi").

Formål og omfang

Formålet med denne policyen er å gi våre nåværende, tidligere og fremtidige kunder (til sammen kalt "kunder" eller "deg") informasjon om hvordan eller hvorfor vi behandler personopplysningene dine, hvilke personopplysninger vi behandler, hvor lenge de lagres, samt hvordan du kan begjære at dine personopplysninger rettes eller slettes. Denne policyen kan endres eller oppdateres når som helst for å oppfylle kravene i den gjeldende loven om beskyttelse av personopplysninger. Siste versjon er alltid tilgjengelig på våre nettsider.

Hvem er personopplysningsansvarlig?

Komatsu Forest (en svensk juridisk person med organisasjonsnummer 556079-5949) er personopplysningsansvarlig for de personopplysninger vi samler inn så vel online som offline.

Hvert selskap innen Komatsu Forest er dog i allmenhet selv ansvarlig for markedsføring, salg og kunderelasjoner, likeså markedspesifikke produkter og tjenester på respektive marked. Disse selskapene er personopplysningsansvarlig for behandling av personopplysninger som skjer for disse grunnene.

Om du har spørsmål vedrørende dette kan du kontakte selskapet direkte.

Hvordan og hvorfor behandler vi dine personopplysninger?

Vi er klar over og er glade for den tilliten du viser oss når du gir oss personopplysningene dine, og vi skal beskytte din integritet.  

Vi vil bare behandle data og informasjon om deg når det er en rettslig grunn for oss til å gjøre det, og generelt baserer vi vår behandling på en kontraktmessig grunn (vår felles avtale), ditt uttrykkelige samtykke, våre rettslige forpliktelser eller at det finnes en berettiget interesse etter at vi har foretatt en interesseavveining. 


Personopplysninger basert på en kontraktmessig grunn (når vi har inngått en felles avtale) behandles for;

  • å tilby deg produkter og tjenester, bl.a. å kontrollere at du er berettiget til visse innkjøp og tjenester, og for å gi deg flere tilbud og dele erfaringer med deg
  • å gi deg informasjon om oppdatering eller endringer vedrørende våre produkter og tjenester, bl.a. om endringer av vilkår og policyer
  • å tilby service og tjenester for maskinen din
  • å gi deg informasjon om produktutvikling, for eksempel om å forbedre maskinens ytelse, kvalitet og sikkerhet
  • å informere om nye produkter, tjenester og arrangementer
  • å evaluere og forbedre kommunikasjonen vår med kunder og interessenter
  • å foreta markedsundersøkelser
  • å kunne foreta en analyse- og kundeprofilering for oss selv og våre utvalgte leverandører

Personopplysninger basert på berettiget interesse (etter at vi har foretatt en avveining av interessene og rettighetene dine) behandles for;
       
  • å informere om nye produkter, tjenester og arrangementer
  • å evaluere og forbedre kommunikasjonen vår med kunder og interessenter
  • å foreta markedsundersøkelser
  • å kunne foreta en analyse- og kundeprofilering for oss selv og våre utvalgte leverandører

I de ovennevnte tilfellene er personopplysninger samlet inn eller frivillig gitt av deg for å kunne sende deg informasjon, tilbud og/eller for å foreta undersøkelser og/eller analyser.


Personopplysninger basert på samtykke behandles for:

  • å spore maskinen slik at vi kan tilby deg vårt flåtehåndteringssystem/fleet management system MaxiFleet™
  • å informere om nye produkter, tjenester og arrangementer
  • å foreta markedsundersøkelser
  • å lage et bilde og/eller filmmateriale til bruk i markedsføringen vår
  • å kunne foreta en analyse- og kundeprofilering for oss selv og våre utvalgte leverandører
   
Personopplysninger basert på rettslige forpliktelser behandles for;

 

  • å oppfylle lovkrav og begjæringer fra myndigheter

Vi jobber hardt for å utforme tjenestene våre slik at du kan velge om du vil dele personopplysningene dine med oss når det er mulig.

Komatsu Forest vil bare behandle personopplysninger som er korrekte, relevante og nødvendige i forhold til grunnen de er samlet inn for. Vi forsøker å avpersonifisere personopplysningene dine hvis en funksjon eller tjeneste kan utføres med anonyme data.

Hvilken type av personopplysninger samler vi inn?

Du kan gi oss informasjon om deg eller maskinen din når du benytter tjenestene til Komatsu Forest i eller utenfor maskinen eller i tilknytning til annen kontakt med Komatsu Forest, f.eks. på nettsidene våre. Vi kan også få slike opplysninger fra autoriserte forhandlere, verksteder eller andre utenforstående.

Slike opplysninger kan være:

  • din kontaktinformasjon (navn, selskap, adresse, telefonnummer, e-postadresse osv.)
  • demografisk informasjon (alder, kjønn, arbeid osv.)
  • personopplysninger (fødselsdato, hvordan du foretrekker å bli kontaktet osv.)
  • maskininformasjon (modell, serienummer, innkjøpsdato, servicehistorikk osv.)
  • informasjon i forbindelse med kjøp og bruk av produktene og tjenestene våre (kundens preferanser og innstillinger, innkjøpshistorikk osv.)
  • automatisk innsamlede opplysninger, f.eks. IP-adressen din og informasjon koblet til den

Innsamling og bruk av loggede opplysninger kan være nødvendig i forbindelse med at teknikere diagnostiserer og reparerer feil ved service og vedlikehold av maskiner samt ved håndtering av garantispørsmål eller ved oppfylling av lovkrav.

Vi er spesielt forsiktige om og når vi samler inn og behandler følsomme personopplysninger i samsvar med krav i gjeldende lovgivning.

       

Tjenester levert av tredjepart

Du kan få tilgang til applikasjoner og andre tjenester tilkoblet maskinen som er levert av tredjepart. Du kan for eksempel kreve overføring av lokaliseringsopplysninger og andre maskinloggede opplysninger til denne tredjeparten. Komatsu Forest er ikke ansvarlig for innsamling eller bruk av personopplysninger i applikasjoner eller tjenester fra tredjeparter, og anbefaler at du nøye leser de gjeldende vilkårene. Hvis du har spørsmål om en tredjeparts bruk av dine personopplysninger, må du kontakte denne tredjeparten direkte.

Hvordan håndtere vi personopplysninger innen og utenfor EU/EØS?

Komatsu Forest behandler personopplysninger i EU/EØS, og i de tilfellene der overføring av personopplysninger skjer til land utenfor det aktuelle området, vil Komatsu Forest påse at det finnes en rettslig grunn til overføringen i henhold til gjeldende lover for beskyttelse av personopplysninger.


Hvordan avslutter du vår behandling av dine personopplysninger? 

I de fleste tilfeller kan du avslutte vår behandling av dine personopplysninger ved å oppdatere dine preferanser, avslutte en tjeneste eller trekke tilbake din godkjennelse til behandling gjennom å kontakte oss på e-postadressen gdpr.no@komatsuforest.com eller på den adressen som angis i siste avsnitt av denne policyen.  

Hvis ikke det følger av gjeldende lover, kan du imidlertid ikke på generelt grunnlag be om at personopplysningene skal slettes hvis det dreier seg om informasjon vi håndterer for å oppfylle rettslige krav.


Hvor lenge beholder vi personopplysningene dine? 

Vi beholder personopplysningene dine bare så lenge det kreves for den grunnen til at opplysningene ble samlet inn:

Kontraktmessig grunn:
i avtaletiden og opptil 10 år etter at avtalen er inngått for å oppfylle våre forpliktelser i henhold til avtalen, bl.a. for å kunne tilby reservedeler.


Berettiget interesse:

til de innsamlede opplysningene er analysert og behandlet etter en utsendelse og/eller en gjennomført undersøkelse, eller generelt i maksimalt tre år etter at det er opprettet kontakt med en potensiell kunde. Behandlingen av personopplysninger i det sistnevnte tilfellet er nødvendig for å oppfylle vår og din berettigede interesse av å håndtere informasjon og få tilstrekkelig tid til å reflektere over tilbud og fremtidige forretninger.    


Samtykke:

så lenge formålet er relevant som samtykket er innhentet for, eller til du tilbakekaller samtykket.


Rettslige forpliktelser:

slik det angis i bestemmelsene til den aktuelle loven og/eller beslutninger fra myndighetene, f.eks. domstolene.

Hvordan sikrer vi kvaliteten på opplysningene vi samler inn?

Når vi behandler personopplysningene dine, gjør vi det vi kan for å påse at de er riktige og aktuelle, og vi sletter eller retter personopplysninger som er feil eller ufullstendige. Mer informasjon om din rett til å sikre at personopplysningene dine er korrekte, finnes i det siste avsnittet av denne policyen.

Hvordan kan vi dele denne informasjonen?

Komatsu Forest kan, for å oppfylle selskapets forpliktelser overfor kunder og andre interessenter, komme til å dele personopplysningene dine med en tredjepart, f.eks. ettermarkedsaktører, leverandører og eksterne verksteder.

Vi kan også dele personopplysningene dine med en myndighet hvis vi er pålagt å gjøre det i henhold til loven, eller hvis du har godkjent at vi gjør det.

I den utstrekningen slik deling skjer, har Komatsu Forest tatt rimelig hensyn til alle rettslige, tekniske og organisatoriske aspekter for å beskytte personopplysningene dine mot ødeleggelse, tap, endring utilsiktet avsløring eller tilgang eller andre ulovlige former for behandling.


Hvordan håndteres personopplysningene dine ved markedsføring?

Vi kan gi deg informasjon om nye produkter, tjenester, arrangementer eller lignende markedsføringsaktiviteter. Hvis du vil avslutte abonnementet på enkelte utsendelser via e-post eller lignende kommunikasjon, kan du følge instruksjonene i den tilsendte kommunikasjonen.

Vi kommer ikke til å selge personopplysningene dine til tredjeparter, og vi deler ikke personopplysningene dine med tredjeparter for at de skal markedsføre produktene sine overfor deg.

Hvordan håndterer vi personopplysninger på nett og i cookies (informasjonskapsler)?

Når du besøker Komatsu Forests nettsteder og sosiale mediekanaler, eller hvis du åpner eller klikker på den digitale kommunikasjonen vår, kan vi (eller en tredjepart) automatisk samle inn informasjon og data om deg via cookies eller lignende teknologi. Disse opplysningene er først og fremst av statistisk art, men kan også omfatte din IP-adresse og data knyttet til den.

Komatsu Forest bruker ikke cookies for å identifisere deg personlig eller for å lagre personopplysningene dine hvis du ikke gir oss samtykke og velger å registrere kontaktinformasjonen din, f.eks. navn, adresse, e-postadresse og bedrift, i et av nettskjemaene våre. I dette tilfellet kan du tilbakekalle samtykket ditt når som helst ved å sende en e-post til gdpr.no@komatsuforest.com.

Les mer om dette i vår Cookie Policy.

Din rett til innsyn, korrigering og sletting

I henhold til personvernforordningen har du visse rettigheter i tilknytning til Komatsu Forests behandling av personopplysningene dine.


Du har:

rett til å få tilgang til de personopplysningene vi behandler om deg
rett til å korrigere dem
rett til å bli slettet ("rett til å bli glemt")

Det kan imidlertid finnes rettslige forpliktelser som hindrer oss i straks å slette deler av personopplysningene dine. I disse tilfellene kan vi hindre at den informasjonen som vi har plikt til å lagre, ikke kan brukes til et annet formål enn å oppfylle lovkravene.


Du har:

rett til å be om begrensning av de personopplysningene vi behandler om deg
rett til flytting av personopplysningene dine

Under visse forhold kan du kreve at personopplysningene dine skal flyttes fra oss til en annen bedrift, myndighet eller organisasjon.


Du har:

rett til å protestere mot behandlingen av personopplysningene dine som er basert på berettiget interesse
rett til å tilbakekalle samtykket ditt
 

Du har også rett til å klage på behandlingen av personopplysningene dine til tilsynsmyndighetene, som for Norges del er Datatilsynet. 

Hvis du ønsker å kontakte oss i forbindelse med vår håndtering av personopplysningene dine, er du velkommen til å gjøre dette via skjemaet eller på e-postadresse gdpr.no@komatsuforest.com, eller på ved å sende brev til Komatsu Forest AS, Uthusvegen 18, 2335 Stange.


Publisert 23 mai 2018
Oppdatert 2. juli 2018